ファイリングサービス

図面・文書のデジタルファイリング マイクロプラス

文書管理はビジネスにおける基本です。
必要な時に必要な書類が、コンピュータからすぐに取り出せるシステムを構築することは、現代社会の必須の条件です。また、PL法対策、ISO9000の基本は品質の良い製品を造ることと同時に、確実な文書管理が成されていることです。そして、常に安全に管理されていることが大切です。
デジタルとマイクロの融合はコンピュータ社会を支えます。

電子ファイリングの流れ

  1. システムコンサルティング
  2. ドキュメントスキャン
  3. データベース作成
  4. メディア記録
  5. 安全対策

システムコンサルティング

文書情報を活用するための基本設計を行います。企業の理念や戦略に基づいて、また職種によっても様々なドキュメントが存在します。その活用方法も様々です。ドキュメントの量や活用される人もそれぞれです。当社では、お客様のご要望に沿った文書管理システムを提案させていただきます。

ドキュメントスキャン

  • 前整理

  • システム設計に沿って、ドキュメントの整理を行います。適切な前整理は、システムの品質、使い易さを左右します。
  • マイクロ撮影

  • 保存を重要視する図面・文書はマイクロ撮影します。大判の書類はマイクロ撮影後、フィルムをスキャニングします。マイクロフィルムを利用することで効率良くデジタル化でき、マイクロフィルムをデジタル化のバックアップとしても利用できます。
  • スキャンニング

  • スキャナは、マイクロフィルム専用フィルムスキャナやA3までのペーパースキャナ、大判のA1,A0用のスキャナを用います。解像度は200dpiから400dpiでTIFF形式のG4圧縮や、各種フォーマットを利用します。
  • 高速ドキュメントスキャナー

  • 書類を高速でスキャンしながら同時にマイクロ撮影も出来ます。

データベース作成

基本設計に基づき、検索用イメージデータベースを作成します。専用のデータベースソフトや一般的なソフトを利用して作成し、データを活用できるように加工します。
  • イメージ閲覧

  • イメージデータベースは、書類を検索して閲覧することができます。閲覧ソフトは使いやすいものを選びます。
  • インデックス作成

  • インデックスを作成し、文書をグループ化することにより、目的の書類の素早い検索、ページ送りを可能にします。

メディア記録

  • CD-R

  • データベースを記録するメディアには、いろいろなものがあります。現在、一般的に利用されているのがCD-Rです。このCD-Rには、A4書類が約一万枚(Tiff G4)A1図面なら約三千枚(Tiff G4)入ります。
  • ネットワーク

  • メディアに記録する方法とは別に、ネットワーク上にイメージデータベースを構築し、データを共有して利用できます。データの利用状況によりネットワーク化を検討して下さい。
  • その他のメディア

  • 時代とともに記録メディアは大容量、高速化しています。将来と、現在の利用状況、メディアの信頼性などを考慮して選択しましょう。

安全対策

  • データのバックアップ

  • 電子データは消失することが考えられます。データの管理には十分気をつけなければなりません。万一の為に、異なるメディアにバックアップを取っておきましょう。また、災害対策のために異なる場所に保管しましょう。
  • マイクロプラス

  • データのバックアップには信頼性のあるマイクロフィルムが有効です。マイクロフィルムはJISでその基準が定められ、長期保存に有効です。コンパクトで可視情報であることで、デジタルデータのバックアップメディアとしても注目を集めています。